Elektroniczne odpisy dokumentów w KRS sporządzane przez radcę prawnego lub adwokata. Jak sporządzać, podpisywać, składać elektroniczne odpisy dokumentów do KRS sporządzonych w wersji papierowej.
Elektroniczne wnioski do KRS
Każdy zawodowy pełnomocnik prędzej czy później spotyka się w praktyce z tematem elektronicznych wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. Istnieją różne metody i różne poglądy co do właściwych i skutecznych sposobów składania drogą elektroniczną odpisów dokumentów sporządzonych w oryginale w wersji papierowej.
Być może niniejszy artykuł nie będzie odkrywczy dla większości zawodowych pełnomocników. Znajdą się także z pewnością stanowiska krytyczne. Spotkałem się jednak w praktyce, a nawet na szkoleniach, z poglądami, które mogą skutkować nawet zwrotem wniosku. Zwłaszcza jeśli wniosek rozpatruje referendarz sądowy restrykcyjnie podchodzący do tego zagadnienia. Artykuł ten ma zatem pomóc w rozwiązywaniu tego typu sytuacji.
Wielu pełnomocników nie korzysta także w praktyce z możliwości elektronicznego poświadczania dokumentów. W niektórych przypadkach wynika to z braku pewności co do uznania przez referendarza zastosowanego rozwiązania.
W tym artykule przedstawię metodę, która moim zdaniem spełnia wszystkie wymogi formalne, nawet przy restrykcyjnym podejściu do tematu. Metoda ta ma również tę zaletę, że nie wymaga ponoszenia kosztów poświadczenia i złożenia dokumentów ani od klienta ani od pełnomocnika. Nie trzeba także wysyłać papierowej wersji dokumentów do sądu.
Elektroniczne odpisy dokumentów w KRS – pogląd „liberalny”
Artykuł 6944 § 22 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego stanowi o możliwości sporządzenia przez zawodowego pełnomocnika elektronicznego odpisu dokumentu, który w oryginale został sporządzony w wersji papierowej.
Inaczej niż w przypadku notariuszy, ustawy o radcach prawnych i o adwokatach nie regulują wprost metody elektronicznego poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem przez zawodowego pełnomocnika.
Zgodnie zaś z art. 6944a § 1 Kodeksu postępowania cywilnego elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie zawodowego pełnomocnika następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika odpisu dokumentu do systemu teleinformatycznego. Przepis ten jest stosunkowo nowy. Wcześniej kwestię tę podobnie regulował przepis art. 129 § 21 Kodeksu postępowania cywilnego.
Istnieje pogląd głoszący, że na mocy wyżej wskazanego przepisu pełnomocnik jedynie wgrywa skany dokumentów do systemu PRS. Nie musi nic więcej robić, gdyż poświadczenie następuje automatycznie z chwilą wprowadzenia dokumentów do systemu.
Wątpliwości co do poświadczania skanów dokumentów
Pojawia się w tym kontekście pierwsza wątpliwość – jak w takim przypadku pełnomocnik miałby wprowadzić do systemu dokument w formie kopii bez jego poświadczenia. Mogłaby zajść taka potrzeba, gdyby na przykład pełnomocnik nie dysponował oryginałem dokumentu i z góry przewidywałby uzupełnienie wniosku już po jego złożeniu. Takie sytuacje mają miejsce zwłaszcza przy chęci dochowania terminu na złożenie wniosku o wpis.
Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych obligatoryjnym elementem poświadczenia za zgodność z oryginałem są:
- podpis radcy prawnego
- data poświadczenia,
- miejsce poświadczenia,
- treść poświadczenia („poświadczam za zgodność z okazanym oryginałem” itp.).
Zachodzi wobec tego wątpliwość czy poświadczenie wskutek wgrania skanu dokumentu do systemu pozwala na stwierdzenie jego poświadczenia.
Powstaje pytanie także co do wykładni przepisu art. 6944 § 22 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Nie odpowiada on moim zdaniem na pytanie, w jaki sposób dokonuje się poświadczenia za zgodność z oryginałem. On wskazuje natomiast jedynie, z jaką chwilą dochodzi do poświadczenia dokumentów za zgodność z oryginałem.
Przy takim rozumieniu przepisów przez referendarza sądowego, istnieje znaczne prawdopodobieństwo zwrotu wniosku, gdyż załączone dokumenty nie zostały elektronicznie poświadczone, a ich oryginały w wersji papierowej nie zostały wysłane do sądu.
Elektroniczne odpisy dokumentów w KRS – metoda „ostrożnościowa”
W celu uniknięcia powyższych wątpliwości oraz ewentualnego zwrotu wniosku, należy wykonać dodatkowe czynności, przy czym można stosować różne warianty postępowania.
Możemy nanieść na skan lub papierową kopię dokumentu treść poświadczenia za zgodność z oryginałem i następnie podpisać kopię elektroniczną zawierającą treść poświadczenia podpisem kwalifikowanym. Wówczas dysponujemy pełnoprawnym odpisem elektronicznym dokumentu. Taką samą metodę przewiduje ustawa o notariacie w odniesieniu do notariuszy.
Możemy także skopiować dokument w wersji papierowej i poświadczyć kopię za zgodność z oryginałem. Pozostaje jednak kwestia ważności podpisu zamieszczonego w poświadczeniu.
Możemy poświadczenie to opatrzyć podpisem w zwykłej formie pisemnej. Musimy jednak pamiętać, że jeżeli zeskanujemy taki papierowy odpis, to dysponujemy wówczas tylko elektroniczną kopią odpisu dokumentu.
Odpis elektroniczny dokumentu wchodzi bowiem w zakres definicji dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 6944 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. To oznacza, że elektroniczny odpis powinno się podpisać podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym.
Tym samym możliwe jest podpisanie elektronicznej kopii odpisu podpisem zaufanym, który jest darmowy i nie wymaga również posiadania specjalnego klucza lub czytnika kart.
Istotnych danych co do skuteczności danej metody mogą, oprócz doświadczeń praktycznych zawodowych pełnomocników, dostarczyć akta KRS, które są prowadzone w ogólnodostępnym systemie informatycznym.