Wezwanie do zapłaty w formie pisemnej to pierwszy krok na drodze do uzyskania zapłaty od dłużnika. Krok niezwykle ważny, ponieważ jego nieumiejętne napisanie może doprowadzić do szkód dla wierzyciela. W skrajnych przypadkach możliwe jest zaś nawet całkowite uniknięcie zapłaty przez dłużnika. W tym artykule wskażemy, co powinno zawierać dobre i skuteczne wezwanie do zapłaty.
1. Data i miejsce sporządzenia.
Tutaj chyba wiele nie trzeba wyjaśniać. Nie jest to co prawda kluczowy element wezwania do zapłaty, jednak zwyczajowo umieszczamy go na początku pisma.
2. Dane wierzyciela i dłużnika.
Może wydawać się to banalne, ale na tym polu dochodzi często do błędów. Dotyczy to zwłaszcza wskazania dłużnika. Musimy pamiętać np., że wezwanie kierujemy nie do spółki cywilnej, a do jej wspólników. Do wezwania wpisujemy imię i nazwisko osoby fizycznej, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a nie tylko nazwę firmy. Wpisujemy w jakiej formie prowadzi działalność osoba prawna (spółka z o. o., spółka komandytowa, itd.). Niedostatki pojawiają się także przy danych wierzyciela – w tym zakresie pamiętajmy, że mamy obowiązek podania określonych danych (wynikający np. z przepisów Kodeksu spółek handlowych albo ustawy Prawo przedsiębiorców).
3. Kwota do zapłaty.
Najczęściej sami myślimy, że wiemy, ile ktoś nam jest winny, ale przecież możemy być w błędzie. Jest tak dlatego, że przepisy prawa mogą przewidywać zwiększenie albo zmniejszenie przysługujących nam należności. I tak, możemy nie wziąć pod uwagę, że przysługuje nam dodatkowa rekompensata z mocy ustawy albo nasze roszczenie w jakiejś części przedawniło się (czyli dłużnik może się uchylić od zapłaty).
4. Odsetki za opóźnienie lub zwłokę.
Wezwanie do zapłaty powinno wskazywać, jakie odsetki za opóźnienie ma zapłacić dłużnik. Są różne rodzaje odsetek: umowne, ustawowe za opóźnienie, ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych itd. Żeby wpisać odpowiednie odsetki, należy ustalić (najczęściej na podstawie umowy) jakie znajdują zastosowanie w konkretnym przypadku. Trzeba pamiętać, że nie ma jednego uniwersalnego rodzaju odsetek.
5. Sposób zapłaty.
Żeby wezwanie mogło zostać wykonane, dłużnik musi wiedzieć, w jaki sposób ma zapłacić żądaną kwotę. Dlatego do wezwania powinniśmy wpisać numer rachunku bankowego wierzyciela albo zapis, w którym miejscu i czasie możliwa jest zapłata w innej formie.
6. Termin skierowania sprawy na drogę sądową
Żeby zmotywować dłużnika do zapłaty, w wezwaniu wskażmy termin, po którego upływie skierujemy sprawę na drogę sądową. To przecież może skłonić dłużnika do zapłaty przed tym terminem.
7. Podpis
Wezwanie do zapłaty w formie pisemnej zawsze zawiera własnoręczny podpis wierzyciela albo osobę reprezentującą wierzyciela. Trzeba przy tym pamiętać, aby reprezentacja była prawidłowa.
Uzasadnienie wezwania do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty nie musi być koniecznie pisemnie uzasadnione. Bywają jednak przypadki, gdy strony mają wiele wzajemnych rozliczeń i uzasadnienie będzie potrzebne, aby było jasne, o który z wielu długów chodzi. W takim przypadku podajmy np. numer faktury, oznaczenie umowy z jakiej wynika dług.
Wezwanie do zapłaty przez kancelarię
Wezwanie do zapłaty można napisać samodzielnie albo zlecić napisanie wezwania kancelarii prawnej. To ostatnie rozwiązanie ma swoje zalety. Po pierwsze, dłużnik, otrzymawszy wezwanie z pieczątką kancelarii, już wie, że sprawa może prawdopodobnie zostać skierowana na drogę sądową. Po drugie, gwarantuje to zabezpieczenie interesów wierzyciela co do profesjonalnej treści wezwania. Z drugiej strony, ze zleceniem wezwania wiąże się określony koszt, niemniej podkreślenia wymaga, że to jedna z tańszych usług prawniczych na rynku.